Informacja dla sygnalistów chcących dokonać zgłoszenia zewnętrznego (obowiązuje od dnia 25.12.2024 r.) - Sygnaliści - procedura zgłoszeń zewnętrznych - KWP w Opolu

Informacje dla sygnalistów chcących dokonać zgłoszenia zewnętrznego

I.

DANE KONTAKTOWE UMOŻLIWIAJĄCE DOKONANIE ZGŁOSZENIA

Zgłoszenie pisemne w postaci papierowej może być dokonane poprzez:

1) wysłanie go na adres: Naczelnik Wydziału Kontroli, Komenda Wojewódzka Policji w Opolu, ul. Korfantego 2, 45-077 Opole, w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „do rąk własnych, nie otwierać w sekretariacie”;

2) wysłanie go na adres: Komendant Wojewódzki Policji w Opolu, Komenda Wojewódzka Policji w Opolu, ul. Korfantego 2, 45-077 Opole, w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „do rąk własnych, nie otwierać w sekretariacie”;

3) doręczenie go osobiście do Komendy Wojewódzkiej Policji w Opolu - na stanowisko Recepcji, w zamkniętej kopercie zaadresowanej i opisanej, jak w pkt 1 lub 2.

W przypadku chęci dołączenia dowodów utrwalonych w formie elektronicznej, do zgłoszenia pisemnego dołącza się nośnik danych z wgranymi danymi multimedialnymi w postaci zdjęć, filmów, dźwięku.

Zgłoszenie ustne może być dokonane:

1) za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej pod numerem telefonu: 47 864 2735 (od poniedziałku do piątku w godz. od 8:30 do 13:00 poza dniami ustawowo wolnymi od pracy);

2) podczas bezpośredniego spotkania w Komendzie Wojewódzkiej Policji w Opolu. Spotkanie takie organizowane jest na wniosek zgłaszającego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. Preferowaną formą wyznaczenia terminu spotkania jest skorzystanie z numeru telefonu: 47 864 2735.

II.

WARUNKI OBJĘCIA SYGNALISTY OCHRONĄ

Zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) – zwanej dalej ustawą, sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy „od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa”.

Wskazane wymogi stanowią zabezpieczenie przez zgłoszeniami dokonywanymi w złej wierze, zgłoszeniami niepoważnymi lub stanowiącymi nadużycie, ponieważ zapewniają, aby osoby, które w momencie zgłaszania celowo i świadomie przekazały błędne lub wprowadzające w błąd informacje, nie korzystały z ochrony. „Dokonaniem” zgłoszenia jest przykładowo: nadanie przesyłki pocztowej w urzędzie pocztowym, osobiste złożenie zgłoszenia w Komedzie Wojewódzkiej Policji w Opolu na stanowisku Recepcji czy też zakończenie połączenia telefonicznego lub spotkania osobistego, w czasie którego przekazano treść zgłoszenia. „Uzasadnione podstawy osądu” muszą odnosić się do kwestii prawdziwości faktów przekazywanych w zgłoszeniu, a ponadto muszą zachodzić uzasadnione podstawy, by zgłaszaną informacje uznawać za informację o naruszeniu prawa. Na sygnaliście spoczywa obowiązek, aby dokładnie sprawdzić, w zakresie, w jakim pozwalają na to okoliczności, czy informacje są wiarygodne. Zgłoszenie dokonane wyłącznie w oparciu o plotkę nie można uznać za uzasadnioną podstawę osądu. Objęcie ochroną będzie zatem uzależnione od ustalenia, czy zachodzą uzasadnione podstawy do sądzenia, że:

1) informacje dotyczą próby ukrycia naruszenia prawa albo dotyczą zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w szeroko rozumianej rekrutacji, pracuje, pracował lub utrzymuje bądź utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, oraz

2) informacje dotyczą działania lub zaniechania niezgodnego z prawem, lub mającego na celu obejście prawa, oraz

3) powyższe działanie lub zaniechanie dotyczy jednej z dziedzin określonych w art. 3 ust. 1 ustawy (Art. 6 - Ustawa o ochronie sygnalistów. Komentarz, Warszawa 2025, wyd. 1, red. Sobczyk/Cebera/Firlus/Iwański, źródło: sip.legalist.pl – dostęp 6.12.2024 r.)

Uwypuklić należy, iż „naruszeniem prawa” jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

1) korupcji;

2) zamówień publicznych;

3) usług, produktów i rynków finansowych;

4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6) bezpieczeństwa transportu;

7) ochrony środowiska;

8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9) bezpieczeństwa żywności i pasz;

10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11) zdrowia publicznego;

12) ochrony konsumentów;

13) ochrony prywatności i danych osobowych;

14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

Reasumując zgłoszenia zewnętrzne mogą obejmować TYLKO wyżej wymienione obszary „naruszeń prawa”.

III.

INFORMACJE O TYBIE POSTĘPOWANIA MAJĄCYM ZASTOSOWANIE W PRZYPADKU ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNEGO, W TYM O WYMAGANYM SPOSOBIE WYJAŚNIANIA INFORMACJI BĘDĄCYCH PRZEDMIOTEM ZGŁOSZENIA LUB PRZEDSTAWIENIA DODATKOWYCH INFORMACJI.

W Komendzie Wojewódzkiej Policji w Opolu – zwanej dalej KWP, obowiązuje procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych przez Komendanta Wojewódzkiego Policji w Opolu – zwana dalej procedurą.

W procedurze zdefiniowano, że:

sygnalistą – jest osoba, której zgłoszenie zostało wstępnie pozytywnie zweryfikowane w KWP w trybie art. 34 ust. 1 pkt 2 ustawy.

zgłoszenie zewnętrzne – to informacja przekazana KWP przez osobę o ustalonej tożsamości o naruszeniu prawa mieszcząca się w zakresie art. 3 ust. 1 ustawy (lub przekazana przez inny organ publiczny lub Rzecznika Praw Obywatelskich), która została wstępnie pozytywnie zweryfikowana w trybie art. 34 ust. 1 pkt 2 ustawy.

zgłoszenie – to informacja przekazana przez zgłaszającego o ustalonej tożsamości, która wedle subiektywnych ocen tej osoby dotyczy naruszenia prawa, o którym mowa w art. 2 pkt 3 w zw. z art. 3 ustawy, a więc informacja przed etapem weryfikacji, o której mowa w Rozdziale VII procedury, a także informacja, która nie przeszła pozytywnie etapu wstępnej weryfikacji ze względów podmiotowych lub przedmiotowych.

W sprawach nieuregulowanych w procedurze, zastosowanie znajdują odpowiednie przepisy ustawy oraz inne przepisy prawa powszechnie obowiązującego.

Poniżej wyszczególniono tematyczne zagadnienia z ww. procedury:

Wyłączenie stosowania procedury zgłoszeń zewnętrznych:

1) Procedura nie dopuszcza anonimowego zgłoszenia. Zgłoszeniem anonimowym jest zgłoszenie, które nie umożliwia identyfikacji jego autora przez adresata zgłoszenia. Zgłoszenia anonimowe są trwale nieskuteczne. Nie podlegają rozpoznaniu w trybie niniejszej procedury – co, w zależności od przedmiotu zgłoszenia, nie wyklucza stosowania przepisów odrębnych przewidujących rozpatrywanie informacji zgłoszonych anonimowo.

2) Informacje, o których mowa w pkt 1 oraz art. 5 ust. 1-2 ustawy, nie podlegają przyjęciu, choćby miały sygnalistyczny charakter. Wskazane zgłoszenia co do zasady pozostawione zostaną bez rozpoznania w zakresie procedury.

3) Naczelnik Wydziału Kontroli KWP/osoba zastępująca, w zależności od charakteru przekazanych informacji, o których mowa w pkt. 1, może poinformować zgłaszającego (jeśli podał on dane do kontaktu) o nieprzyjęciu zgłoszenia, wskazując przy tym dodatkowo uregulowania procedury w przedmiocie skutecznego wniesienia zgłoszenia zewnętrznego.

4) W przypadku, gdy informacja złożona w sposób wskazany w pkt. 1 i 2 stanowić będzie informację o możliwości popełnienia czynu zabronionego ściganego w trybie publicznoskargowym, korespondencji takiej nadaje się bieg poprzez przekazanie jej do organu właściwego miejscowo i rzeczowo, celem dalszego procedowania sprawy w trybie Kodeksu postępowania karnego lub Kodeksu postępowania w sprawie o wykroczenia – o czym informuje się zgłaszającego (jeśli podał on dane do kontaktu).

Sposoby przekazywania zgłoszeń:

1) Zgłoszenia przekazuje się na dane kontaktowe wskazane wyżej w punkcie I. („dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia”).

2) W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej zgłaszający podaje adres do kontaktu (tj. adres korespondencyjny lub adresu poczty elektronicznej). Jeżeli w zgłoszeniu nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych, nie będzie realizowany obowiązek, o którym mowa w art. 32 ust. 5, art. 37, art. 38, art. 40 ust. 2 zdanie drugie, art. 41 ustawy, jak również art. 8 ust. 3 oraz art. 34 ust. 1 pkt 4 ustawy - w zakresie obowiązku informacyjnego.

3) Zgłoszenie zewnętrzne powinno zawierać imię, nazwisko oraz adres do kontaktu - tj. adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej, a także przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu sprawy oraz co najmniej następujące informacje: datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa (jednoznaczne wskazanie kontekstu związanego z pracą/służbą w danym podmiocie prawnym), opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa, wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie, wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa, wskazanie wszystkich dowodów i informacji, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia, wskazanie preferowanego adresu do kontaktu. Wzór formularza zgłoszenia stanowi załącznik Nr 3 do procedury. Stosowanie formularza nie jest obligatoryjne.

4) W przypadku kiedy sygnalista wyraża zgodę na ujawnienie danych osobowych umożliwiających ustalenie jego tożsamości, ma możliwość dołączyć do swojego zgłoszenia zgodę w tym zakresie. Wzór zgody na ujawnienie tożsamości sygnalisty stanowi załącznik Nr 4 do procedury. Stosowanie formularza nie jest obligatoryjne.

5) Zgłoszenie ustne, za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej dokumentowane jest w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń. Zgłaszający może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie. Sposób dokonania sprawdzenia ustalony zostanie ze zgłaszającym w trakcie rozmowy.

6) Zgłoszenie ustne dokonane podczas bezpośredniego spotkania w KWP dokumentowane jest w formie protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń. Zgłaszający może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.

7) W celu zwiększenia poziomu poufności przed dostępem do treści osoby nieupoważnionej, dopuszcza się włożenie listu (zgłoszenia) do podwójnej koperty.

8) Dostęp do zgłoszenia pisemnego złożonego w sposób określony w punkcie I. („dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia”) ma wyłącznie: Komendant Wojewódzki Policji w Opolu lub jego zastępca oraz Naczelnik Wydziału Kontroli KWP w Opolu/osoba go zastępująca.

Komórka/osoba odpowiedzialna za procedowanie zgłoszeń:

1) Do przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do przyjmowania zgłoszeń/zgłoszeń zewnętrznych, które wpłynęły do administratora od zgłaszającego/sygnalisty, dokonywania ich wstępnej weryfikacji, podejmowania działań następczych, kontaktu ze zgłaszającym/sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych i – w razie potrzeby – zwracania się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu; przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat procedury, a także do prowadzenia Rejestru zgłoszeń zewnętrznych, Komendant Wojewódzki Policji w Opolu upoważnia wyznaczonych funkcjonariuszy/pracowników Wydziału Kontroli KWP.

2) Nadzór nad czynnościami realizowanymi przez osoby, o których mowa w pkt. 1, sprawuje Naczelnik Wydziału Kontroli KWP/osoba zastępująca, który każdorazowo po wpływie zgłoszenia wyznacza bezstronne osoby z Wydziału Kontroli KWP odpowiedzialne za dalsze procedowanie sprawy.

3) W zależności od merytorycznego przedmiotu zgłoszenia, Komendant Wojewódzki Policji w Opolu, na wniosek Naczelnika Wydziału Kontroli KWP/osoby zastępującej, może upoważnić inne, bezstronne osoby z KWP bądź z jednostek podległych (bazując na ich wiedzy i doświadczeniu zawodowym) do uczestniczenia w procesie weryfikacji zgłoszenia oraz w procesie działań następczych. Nie dotyczy to jednak osób, co do których z treści zgłoszenia wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób zaangażowane w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, a także osób pozostających w relacji podległości służbowej z osobami, których dotyczy zgłoszenie.

Potwierdzenie otrzymania zgłoszenia/zgłoszenia zewnętrznego:

1) Po wpływie do KWP zgłoszenia/zgłoszenia zewnętrznego Naczelnik Wydziału Kontroli KWP/osoba zastępująca,  potwierdza zgłaszającemu/sygnaliście jego otrzymanie, niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia wpływu, chyba że zawiadamiający/sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub osoba procedująca dane zgłoszenie ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości zgłaszającego/sygnalisty. Wzór potwierdzenia otrzymania zgłoszenia/zgłoszenia zewnętrznego stanowi załącznik Nr 5 do procedury.

2) W przypadku zgłoszeń anonimowych, a także w przypadku kiedy w zgłoszeniu/zgłoszeniu zewnętrznym nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych, pkt. 1 nie stosuje się.

Wstępna weryfikacja zgłoszenia:

1) Wstępna weryfikacja zgłoszenia, polega na ustaleniu:

a) czy przekazana informacja dotyczy jednego z obszarów określonych w art. 3 ust. 1 ustawy, jak również czy zgłaszający (osoba przekazująca informację) oraz kontekst pozyskania   informacji poddają się kwalifikacjom przez pryzmat zastosowania art. 2 pkt 3 w zw. z art. 4 ustawy;

b) czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania KWP - określonego szczegółowo regulaminem obowiązującym w KWP;

c) czy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę zawarto istotne nowe informacje na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym.

2) W celu uzupełnienia niekompletnego zgłoszenia, przede wszystkim w zakresie danych o których mowa w pkt. 1 lit. a), istnieje możliwość zwrócenia się do zgłaszającego, na podany przez niego adres do kontaktu, do złożenia w terminie siedmiu dni od dnia otrzymania wezwania, wyjaśnienia lub dodatkowych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu,
z pouczeniem, o którym mowa w pkt 3. Jeżeli zgłaszający sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, odstępuje się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

3) W przypadku nieprzekazania wymaganych informacji, o których mowa w pkt. 2 – po uprzednim wezwaniu, skierowanym do zawiadamiającego na etapie wstępnej weryfikacji, brak jest podstaw do dalszego procedowania sprawy w trybie procedury. W danych okolicznościach stosuje się odpowiednio pkt. 4 lit. a).

4) W przypadku zaistnienia negatywnej weryfikacji przesłanek, o których mowa w pkt. 1:

a) w odniesieniu do sytuacji, o której mowa w pkt. 1 lit. a):

• informuje się zgłaszającego (w formie ustnej lub pisemnej – w zależności od obranego przez niego kanału do dokonywania zgłoszeń), podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia, tj. wskazując, że brak jest podstaw do dalszego procedowania sprawy w trybie procedury, a co za tym idzie do podjęcia działań następczych w KWP czy przekazania zgłoszenia zewnętrznego do organu właściwego;
• można poinformować zgłaszającego, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych np. skargi, wniosku, petycji, jako przedmiot powództwa cywilnego lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie;
• informuje się zgłaszającego, że udzielona informacja nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego późnej środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania;
• w zależności od przedmiotu zgłoszenia, np. stanowiącego informację o możliwości popełnienia czynu zabronionego ściganego w trybie publicznoskargowym, informuje się dodatkowo zgłaszającego m.in. o przekazaniu jego zgłoszenia do organu właściwego miejscowo i rzeczowo, celem dalszego procedowania sprawy;

b) w odniesieniu do sytuacji, o której mowa w pkt. 1 lit. b):

• ustala się organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych;
• przekazuje się zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych – oraz informuje się o tym sygnalistę;
•  W miarę możliwości, przekazanie zgłoszenia zewnętrznego następuje za pośrednictwem kanałów do dokonywania zgłoszeń zewnętrznych przyjętych w danym organie publicznym;

c) w odniesieniu do sytuacji, o której mowa w pkt. 1 lit c):

• informuje się sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia – pozostawia się je bez rozpoznania i nie informuje się o tym sygnalisty;
• fakt ten odnotowuje się wraz z uzasadnieniem w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

5) W przypadku zaistnienia pozytywnej weryfikacji przesłanek, o których mowa w pkt 1, podejmuje się działania następcze w KWP.

6) W przypadku stwierdzenia, że działania następcze podejmowane będą w KWP, na żądanie sygnalisty wydaje mu się, nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza się, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy. Żądanie wydania zaświadczenia powinno zawierać wskazanie osoby, od której żądanie pochodzi, jej adres oraz żądanie potwierdzenia, że osoba ta podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy. Formę żądania określają przepisy art. 14 § 1d w zw. z art. 63 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 572).

Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym:

1) Zasadniczym celem działań następczych jest ocena prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia.

2) Zgodnie z ustawą z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji, w granicach swych zadań Policja wykonuje czynności: operacyjno-rozpoznawcze, dochodzeniowo-śledcze i administracyjno-porządkowe w celu, m.in. rozpoznawania, zapobiegania i wykrywania przestępstw, przestępstw skarbowych i wykroczeń. Do podstawowych zadań Policji należy wykrywanie przestępstw i wykroczeń oraz ściganie ich sprawców. Policja realizuje także zadania wynikające z innych ustaw, z przepisów prawa Unii Europejskiej oraz umów i porozumień międzynarodowych na zasadach i w zakresie w nich określonych.

3) W kontekście okoliczności wymienionych w pkt 2, działania następcze, w związku ze zgłoszeniami zewnętrznymi, realizowane będą w KWP – w zależności od przedmiotu zgłoszenia, w trybie właściwego postępowania prawnego toczącego się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności postępowania karnego lub administracyjnego.

4) W przypadku, gdy ujawnienie danych osobowych sygnalisty pozwalających na ustalenie jego tożsamości, jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie, Naczelnik Wydziału Kontroli KWP/osoba zastępująca, przed dokonaniem ujawnienia danych osobowych, powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych. Powiadomienie nie jest przekazywane, jeżeli może zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu. Wzór powiadomienia stanowi załącznik Nr 7 do procedury.

5) W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, istnieje możliwość przekazania zgłoszenia zewnętrznego jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym.

Informacja o terminie przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaju i zawartości takiej informacji:

1) Przez informację zwrotną należy rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań. Informacja ta zapewnia sygnaliście prawo do informacji o wynikach i konsekwencjach postępowania podjętego na skutek jego działań.

2) Naczelnik Wydziału Kontroli KWP/osoba go zastępująca, przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

3) W uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość przekazania sygnaliście informacji zwrotnej w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w pkt 2.

4) Informacji zwrotnej nie przekazuje się sygnaliście, który nie wskazał adresu do kontaktu.

5) Informacja zwrotna może być przekazana wielokrotnie.

6) Informacja zwrotna sporządzana jest w języku polskim.

7) Poza informacją zwrotną, Naczelnik Wydziału Kontroli KWP/osoba zastępująca, zawiadamia sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego. Zawiadomienie te zawiera pouczenie o treści art. 40 ust. 2 ustawy.

IV.

ZASADY POUFONOŚCI MAJACE ZASTOSOWANIE DO ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH

1) W myśl art. 43 ustawy procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych przez Komendanta Wojewódzkiego Policji w Opolu oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:

• uniemożliwia uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;
• zapewnia ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie. Ochrona poufności, dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

2) Dostęp do danych osobowych zgłaszającego/sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, a także dostęp do informacji objętych zgłoszeniem, uzyskują tylko osoby upoważnione przez Komendanta Wojewódzkiego Policji w Opolu. Zachowanie tajemnicy (w zakresie informacji i danych osobowych, uzyskanych w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych) obliguje osoby upoważnione także po ustaniu stosunku pracy/służby. Informacje stanowiące tajemnice przedsiębiorstwa mogą być wykorzystywane wyłącznie w celu podjęcia działań następczych.

3) Obowiązku zachowania poufności nie należy utożsamiać z absolutnym zakazem udostępniania informacji, czy też przetwarzania danych osobowych. Ochrona poufności oznacza tyle, że informacje, w tym dane osobowe nie mogą być przekazywane osobom nieupoważnionym (Art. 43 - Ustawa o ochronie sygnalistów. Komentarz, Warszawa 2025, wyd. 1, red. Sobczyk/Cebera/Firlus/Iwański, źródło: sip.legalist.pl – dostęp 6.12.2024 r.).  Wyłączenie w odniesieniu do ochrony poufności tożsamości sygnalisty reguluje art. 8 ust. 2 ustawy, w myśl którego ujawnienie danych osobowych sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości jest możliwe, kiedy  „(…) ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie”.

4) W przypadku, gdy zgłoszenie zostało przyjęte przez osobę nieposiadającą upoważnienia w tym zakresie np. wskutek przekazania zgłoszenia przez osobę zgłaszającą za pośrednictwem innych środków komunikacji niż przyjęte zgodnie z Rozdziałem IV procedury, osoba ta zobowiązana jest do:

• nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości zgłaszającego/sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie;
• niezwłocznego przekazania zgłoszenia pracownikowi/policjantowi z Wydziału Kontroli KWP, bez wprowadzania jakichkolwiek zmian w tym zgłoszeniu.

V.

INFORMACJE O ZASADACH PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

1) Administrator danych osobowych (tj. Komendant Wojewódzki Policji w Opolu) zapewnia, że dostęp do danych osobowych zgłaszającego/sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, uzyskują tylko osoby upoważnione.

2) Sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie danych osobowych umożliwiających ustalenie jego tożsamości. W  przypadku wyrażenia zgody przez sygnalistę, administrator danych osobowych (za pośrednictwem osoby upoważnionej) będzie informował osoby wskazane w zgłoszeniu o podaniu ich danych przez sygnalistę (w ramach realizacji obowiązku informacyjnego – art. 14 RODO, lub w ramach realizacji przez te osoby prawa dostępu do danych osobowych – art. 15 RODO). Wzór zgody na ujawnienie tożsamości sygnalisty stanowi załącznik Nr 4 do procedury. Stosowanie formularza nie jest obligatoryjne.

3) Zgoda sygnalisty na ujawnienie danych osobowych, nie jest wymagana w sytuacji gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. Naczelnik Wydziału Kontroli KWP/osoba zastępująca, przed dokonaniem ujawnienia danych osobowych, powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych. Powiadomienie nie jest przekazywane, jeżeli może zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu. Wzór powiadomienia stanowi załącznik Nr 7 do procedury.

4) Dane osobowe przetwarzane są w minimalnym zakresie, tj. niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane niemające znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

5) W KWP przechowuje się dane osobowe, które przetwarzane są w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

6) Po upływie okresu przechowywania, o którym mowa w pkt. 5, dane osobowe są usuwane oraz niszczone są dokumenty związane ze zgłoszeniem. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) nie stosuje się.

7) Wskazań opisanych w pkt 6 nie stosuje się w przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.

8) Osoby wskazane w zgłoszeniu lub osoby, których dotyczy zgłoszenie są informowanie na podstawie art. 14 RODO (po uprzedniej analizie wykluczającej zaistnienie okoliczności, o których mowa w art. 14 ust. 5 lit. b RODO), o zasadach przetwarzania ich danych osobowych, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych - chyba, że  sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

9) Administrator danych osobowych realizuje prawo dostępu do danych osobowych osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób, których dotyczy zgłoszenie, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

10) Administrator danych osobowych zapewnia, że dane osobowe będą:

• przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście (zasada zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości z art. 5 ust. 1 lit. a RODO);
• zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami (zasada ograniczenia celu z art. 5 ust. 1 lit. b RODO);
• adekwatne, stosowne, ograniczone do tego co niezbędne (zasada minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c RODO);
• prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. d RODO);
• przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż niezbędny do celów przetwarzania (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. e RODO);
• przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych (zasada integralności i poufności z art. 5 ust. 1 lit. f RODO).

11) Klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa zawiera załącznik Nr 8 do procedury.

12) Klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych osób, których dane zostały pozyskane w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa zawiera załącznik Nr 9 do procedury.

VI.

INFORMACJE O ŚRODKACH OCHRONY PRAWNEJ I PROCEDURACH SŁUŻĄCYCH OCHRONIE PRAWNEJ PRZED DZIAŁANIAMI ODWETOWYMI ORAZ DOSTĘPNOŚCI POUFNEJ PORADY DLA OSÓB ROZWAŻAJĄCYCH DOKONANIE ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNEGO

1) Przez „działanie odwetowe” – należy rozumieć „bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście” (art. 2 pkt 2 ustawy). Działania odwetowe, ani próby lub groźby zastosowania takich działań nie mogą być podejmowane wobec sygnalisty, a także do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, jak również do osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej (art. 11 oraz art. 21 ustawy).

2) Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:

• odmowie nawiązania stosunku pracy;
• wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
• niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony - w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
• obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
• wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
• pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
• przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
• zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
• przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
• niekorzystnej zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
• negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
• nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
• przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
• mobbingu
• dyskryminacji;
• niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
• wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
• nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
• działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
• spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
• wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

3) Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także próbę lub groźbę zastosowania środka określonego w pkt. 2.

4) Na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie, o którym mowa w pkt 2 i 3, nie jest działaniem odwetowym (art. 12 ust. 3 ustawy).

5) Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, wskazania opisane w punktach 2-4 stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji, lub pełnionej służby nie wyklucza zastosowania wobec sygnalisty takiego działania.

6) Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności:

• wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
• nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi. (art. 13 ust. 2 ustawy).

7) Między zgłoszeniem a doświadczeniem niekorzystnego traktowania, bezpośrednio lub pośrednio, przez osobę dokonującą zgłoszenia powinien zachodzić ścisły związek przyczynowo-skutkowy, aby można było uznać niekorzystne traktowanie za działania odwetowe i aby osoba dokonująca zgłoszenia mogła w rezultacie skorzystać z ochrony prawnej w tym zakresie. Sygnalista powinien zatem wskazać okoliczności potwierdzające taki adekwatny związek przyczynowo-skutkowy. Niezbędne staje się wskazanie na okoliczności, które potwierdzają wiedzę pracodawcy o dokonanym zgłoszeniu (Art. 12 - Ustawa o ochronie sygnalistów. Komentarz, Warszawa 2025, wyd. 1, red. Sobczyk/Cebera/Firlus/Iwański, źródło: sip.legalist.pl – dostęp 6.12.2024 r.).

8) Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia (art. 14 ustawy).

9) W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w art. 16 ust. 1 ustawy, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego (art. 16 ust. 2-3 ustawy).

10) Nie można zrzec się praw określonych w rozdziale 2 ustawy („zakaz działań odwetowych i środki ochrony”) ani przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Nie dotyczy to przyjęcia odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji (art. 17 ustawy).

11) Postanowienia aktów prawnych, o których mowa w art. 9 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 oraz z 2024 r. poz. 878), w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, nie obowiązują (art. 18 ustawy).

12) Postanowienia umów o pracę oraz innych aktów, na podstawie których powstaje stosunek pracy lub które kształtują prawa i obowiązki stron stosunku pracy, w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, są nieważne (art. 19 ustawy).

13) Postanowienia umów oraz innych aktów, na podstawie których jest świadczona praca lub usługi, są dostarczane towary lub jest dokonywana sprzedaż, innych niż wymienione w art. 19 ustawy, w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, są nieważne (art. 20 ustawy).

14) Przepisy rozdziału 2 ustawy stosuje się odpowiednio w przypadku, gdy informację o naruszeniu prawa zgłoszono do odpowiednich instytucji, organu lub jednostki organizacyjnej Unii Europejskiej w trybie właściwym do dokonywania takich zgłoszeń (art. 22 ustawy).

15) Rzecznik Praw Obywatelskich na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej (tzw. BIP) zapewnia powszechny dostęp do informacji na temat praw i środków ochrony prawnej sygnalistów oraz osób wskazanych w art. 21 ustawy, przed działaniami odwetowymi oraz praw osób, których dotyczy zgłoszenie zewnętrzne. Rzecznik Praw Obywatelskich udziela też ww. osobom, porad w ww. zakresie (art. 31 ust. 1 pkt 4-5 ustawy).

VII.

INFORMAJE O WARUNKACH, NA JAKICH SYGNALISTA JEST CHRONIONY PRZED PONOSZENIEM ODPOWIEDZIALNOŚCI ZA NARUSZENIE POUFNOŚCI ZGODNIE Z ART. 16 USTAWY

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym:

• odpowiedzialności dyscyplinarnej;
• odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych;
• obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy (tj. informacje i naruszenia prawa wyłączone spod przepisów ustawy);

pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą (art. 16 ust. 1 ustawy).

VIII.

KORZYSTANIE Z PROCEDURY ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

Dla skutecznego wykrywania naruszeń prawa i zapobiegania im istotne jest, aby odpowiednie informacje docierały szybko do osób znajdujących się najbliżej źródła problemu, które dysponują największymi możliwościami zbadania danego problemu oraz uprawnieniami do jego rozwiązania, o ile jest to możliwe. Dlatego też co do zasady, osoby chcące dokonać zgłoszenia naruszenia prawa powinny korzystać w pierwszej kolejności z wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń i dokonywania zgłoszeń swojemu pracodawcy (w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych), jeżeli mogą z takich kanałów korzystać i rozsądnie oczekiwać, że zgłoszenie dokonane w taki sposób odniesie skutek. Dotyczy to w szczególności przypadków, gdy osoby dokonujące zgłoszenia uważają, że naruszeniu można skutecznie zaradzić w ramach danej organizacji (tj. w podmiocie prawnym, w którym doszło lub może dojść do naruszenia prawa) i nie zachodzi ryzyko działań odwetowych (Motyw 47 preambuły dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. U. UE. L. z 2019 r. Nr 305, str. 17 z późn. zm.).

IX.

DANE KONTAKTOWE DO RZECZNIKA PRAW OBYWATELSKICH

Szczegółowe informacje na temat możliwości skontaktowania się z Rzecznikiem Praw Obywatelskich dostępne są na stronie BIP RPO

Adres korespondencyjny do RPO: Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich, Aleja Solidarności 77, 00-090 Warszawa.

Informacyjna linia obywatelska: Tel.: 800 676 676

e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl

e-PUAP (Elektroniczna Skrzynka Podawcza): /RPO/SkrytkaESP